Du hast ChatGPT schon ausprobiert. Vielleicht für eine Kundenmail, vielleicht für einen Social-Media-Beitrag oder für die Beschreibung auf deiner Website. Und das Ergebnis war: okay. Irgendwie glatt. Irgendwie nach jedem Betrieb in Deutschland. Du hast es dann doch selbst neu geschrieben und dir gedacht, dass KI für dein Geschäft wohl eher ein nettes Spielzeug ist.
Das liegt nicht an dir. Sondern daran, dass dir niemand gezeigt hat, wie man so ein Werkzeug fragt. Die meisten Menschen tippen in ChatGPT, Copilot oder Claude genau das, was sie auch in die Google-Suche tippen würden: einen halben Satz. Google braucht nicht mehr. Ein Sprachmodell schon.
Wenn ich KI-Schulungen für Betriebe gebe, ist das der Teil, bei dem die Stimmung im Raum kippt. Vorher geht es um Regeln, Datenschutz und Pflichten. Dann setzen sich die Leute an eine echte Aufgabe von ihrem eigenen Schreibtisch, fragen einmal spontan und einmal mit fünf einfachen Techniken. Und plötzlich ist die Frage nicht mehr "Bringt das was?", sondern "Warum hat mir das keiner früher gesagt?".
Genau diese fünf Techniken zeige ich dir hier. Keine Tricks, keine Zauberformeln, sondern Handgriffe, die du morgen früh bei deiner nächsten Mail anwenden kannst. Mit Vorlagen, mit Beispielen aus dem Alltag von Handwerk, Kanzlei, Praxis und Maklerbüro, und mit einer ehrlichen Einordnung, wo die Grenzen liegen.
Ein Sprachmodell schreibt den wahrscheinlichsten Text, der zu deiner Eingabe passt. Wenn deine Eingabe "Schreib eine Antwort auf eine Kundenanfrage" lautet, dann ist der wahrscheinlichste Text eine Antwort, die auf jede Kundenanfrage in jedem Betrieb passt. Also: "Vielen Dank für Ihre Anfrage, wir melden uns in Kürze."
Die KI weiß nicht, dass du eine Tischlerei mit zwölf Leuten bist. Sie weiß nicht, dass die Kundin seit drei Wochen auf ihre Küche wartet. Sie weiß nicht, dass du deine Kunden duzt, dass du kurze Mails magst und dass am Ende immer ein konkreter nächster Schritt steht. Alles, was du nicht sagst, füllt sie mit Durchschnitt auf.
Das heißt im Umkehrschluss: Die Qualität der Antwort hängt fast vollständig davon ab, was du mitgibst. Nicht vom Modell, nicht vom Abo, nicht von einem geheimen Profi-Prompt aus dem Internet. Von dir.
Eine Eselsbrücke, die ich in jeder Schulung an die Wand schreibe: Wer? Was? Wie genau? In welcher Form? Wer diese vier Fragen in seiner Eingabe beantwortet, bekommt deutlich passendere Ergebnisse. Die fünf Techniken unten sind nichts anderes als eine saubere Art, genau das zu tun.
Die erste Technik ist die mit dem größten Effekt pro Wort. Statt "Schreib was über unsere neue Heizungsförderung" sagst du der KI, in welcher Rolle sie schreibt, für wen, mit welchem Ziel, in welchem Ton und wie lang.
Das klingt nach Aufwand, sind aber zwei Sätze. Und diese zwei Sätze entscheiden, ob du einen Text bekommst, der nach Werbebroschüre klingt, oder einen, der nach dir klingt.
Beispiel: Stell dir einen Heizungsbauer vor, der seine Stammkunden über eine neue Fördermöglichkeit informieren will. Die spontane Eingabe lautet "Schreib einen Text über die Heizungsförderung". Heraus kommt ein allgemeiner Ratgeber, den so auch jede Verbraucherzentrale veröffentlichen könnte. Mit Rolle und Ziel sieht die Eingabe so aus:
"Du schreibst für einen Heizungsbaubetrieb mit langjährigen Stammkunden, überwiegend Eigenheimbesitzer über 50. Ziel: Die Kunden sollen verstehen, dass sich ein Gespräch über ihre alte Heizung jetzt lohnt, und bei uns anrufen. Ton: freundlich, sachlich, per Sie, kein Werbesprech. Länge: höchstens 150 Wörter."
Das Ergebnis ist ein anderer Text. Nicht weil die KI klüger geworden ist, sondern weil sie jetzt weiß, wofür sie schreibt.
Tipp: Das Ziel ist der wichtigste Teil. "Die Kundin soll danach wissen, wie es mit ihrer Küche weitergeht" ist eine viel bessere Anweisung als "Schreib eine freundliche Mail". Frag dich vor jeder Eingabe: Was soll der Leser nach dem Lesen wissen oder tun?
Du kannst lange beschreiben, wie deine Texte klingen sollen. "Locker, aber professionell, kurze Sätze, keine Floskeln." Jeder versteht darunter etwas anderes, die KI auch.
Viel wirksamer: Gib ihr zwei oder drei Beispiele, die schon so klingen, wie du es willst. Das Modell übernimmt daraus Aufbau, Länge, Ton und sogar deine typischen Formulierungen. In der Fachsprache heißt das "Few-Shot-Prompting", im Alltag heißt es einfach: Zeig, wie es aussehen soll.
Beispielsweise könnte ein Immobilienmakler seine letzten drei Exposé-Einleitungen, die er selbst gut findet, in die Eingabe kopieren und darunter schreiben: "So klingen unsere Exposés. Schreib für das folgende Objekt eine Einleitung im gleichen Stil und in der gleichen Länge: [Objektdaten]." Das Ergebnis klingt nach seinem Büro und nicht nach einem Immobilienportal.
Was du brauchst: Einen kleinen Ordner mit deinen besten Texten. Drei gute Angebotsanschreiben, drei gute Antworten auf Reklamationen, drei gute Beiträge für Social Media. Das ist dein wertvollstes KI-Material, und die meisten Betriebe haben es schon, nur nicht an einem Ort.
Wichtig: Vor dem Einfügen Namen, Adressen und alles Persönliche entfernen. Welche Daten in welches Werkzeug dürfen, habe ich in meinem Beitrag ChatGPT im Unternehmen: Was erlaubt ist und was nicht ausführlich aufgeschrieben.
Die KI liefert dir gerne einen hübschen Fließtext mit Einleitung, drei Zwischenüberschriften und einem Fazit. Auch wenn du eigentlich eine Tabelle für dein Team wolltest. Oder fünf Stichpunkte für die Besprechung. Oder eine Mail mit Betreffzeile.
Sag es einfach dazu. "Als Tabelle mit drei Spalten: Aufgabe, zuständig, Frist." "In fünf Stichpunkten, jeder höchstens eine Zeile." "Als E-Mail mit Betreff, höchstens 120 Wörter, am Ende ein konkreter nächster Schritt."
Das spart dir nicht nur das Umformatieren. Es zwingt dich auch, vorher kurz zu überlegen, was du mit dem Ergebnis eigentlich machen willst. Und das allein verbessert die Frage.
Beispiel: Angenommen, eine Steuerberatungskanzlei will aus einem langen Rundschreiben zu Fristen eine Übersicht für die Mitarbeiter machen. "Fasse das zusammen" liefert drei Absätze Prosa. "Erstelle eine Tabelle mit den Spalten Frist, betrifft wen, was ist zu tun, sortiert nach Datum" liefert etwas, das man ausdrucken und an die Pinnwand hängen kann.
Besser: Gewöhn dir an, das Format immer als letzten Satz deiner Eingabe zu schreiben. Dann vergisst du es nicht.
Das ist die Technik, die in den meisten Anleitungen fehlt. Und sie ist für dein Geschäft vielleicht die wichtigste.
Ein Sprachmodell will dir helfen. Wenn ihm Informationen fehlen, rät es. Und es rät mit derselben Überzeugung, mit der es Fakten schreibt. Fehlt in deiner Eingabe der Liefertermin, schreibt es einfach einen hinein. Fehlt der Preis, nennt es einen, der plausibel klingt. In einer internen Notiz ist das ärgerlich. In einer Kundenmail kann es teuer werden.
Die Lösung ist ein einziger Satz am Ende deiner Eingabe:
"Wenn dir Informationen fehlen, frag nach, statt zu raten."
Das macht erfundene Angaben nicht unmöglich, aber spürbar seltener. Und die KI wird dich plötzlich Dinge fragen wie "Bis wann soll der Termin bestätigt sein?" oder "Soll ich den Preis nennen oder auf das Angebot verweisen?". Genau diese Rückfragen zeigen dir, was in deiner Eingabe gefehlt hat.
Tipp: Wenn die KI oft Unsinn erzählt, liegt es meistens nicht am Modell, sondern an fehlenden oder schlechten Unterlagen. Warum das so ist und wie du deine Daten dafür aufräumst, erkläre ich in Warum deine KI Unsinn erzählt: Es liegt an den Daten.
Die erste Antwort ist ein Entwurf. Das gilt für Texte von Menschen und für Texte von Maschinen. Der Unterschied: Die Maschine kann ihren eigenen Entwurf in Sekunden noch einmal durchgehen, wenn du sie darum bittest.
Schreib nach der ersten Antwort einfach:
"Prüfe deine Antwort auf Fehler, Widersprüche und Lücken. Nenne sie kurz und verbessere dann den Text."
Das kostet dich einen Satz und ein paar Sekunden. Oft findet die KI dabei tatsächlich Stellen, an denen sie etwas angenommen hat, was nicht in deinen Unterlagen stand, oder an denen der Text länger geworden ist als vorgegeben. Die Anbieter selbst empfehlen dieses schrittweise Arbeiten übrigens ausdrücklich, etwa OpenAI in seinen Best Practices für ChatGPT: erst eine Eingabe, dann das Ergebnis prüfen und gezielt nachschärfen.
Wichtig: Die Kritiker-Schleife ersetzt nicht deinen eigenen Blick. Sie macht den Entwurf besser, aber verantworten musst du ihn weiterhin selbst. Jede Zahl, jede Frist und jede Zusage, die dein Haus verlässt, prüfst du. Das ist keine Pedanterie, das ist Haftung.
Gerade am Anfang fällt es schwer, an alles zu denken. Rolle, Ziel, Beispiel, Format, Unsicherheit. Das ist viel für jemanden, der eigentlich nur schnell eine Mail loswerden will.
Dann dreh den Spieß um und lass die KI die Arbeit machen:
"Ich möchte folgende Aufgabe mit dir erledigen: [Aufgabe in zwei Sätzen]. Erstelle mir dafür einen guten Prompt. Frag mich vorher, was dir an Informationen fehlt."
Die KI stellt dir dann drei bis fünf Fragen, du beantwortest sie, und am Ende hast du eine fertige, gute Eingabe. Die speicherst du dir ab und nutzt sie beim nächsten Mal wieder. Nach ein paar Wochen hast du ganz nebenbei eine eigene Sammlung mit Vorlagen für die Aufgaben, die in deinem Betrieb ständig anfallen.
Damit du siehst, wie die fünf Techniken zusammenspielen, hier ein vollständiges Beispiel für einen typischen Fall: die Antwort auf eine Kundenanfrage in einer Tischlerei.
Vorher, spontan gefragt:
"Schreib eine Antwort auf die Kundenanfrage."
Nachher, mit allen Bausteinen:
"Du schreibst für den Kundenservice einer Tischlerei. Die Kundin soll danach wissen, wie es mit ihrer Küche weitergeht. Hier sind ihre Anfrage und der Stand des Auftrags: [Anfrage] [Auftragsstand]. So klingen unsere Antworten sonst: [zwei frühere Antworten ohne Namen]. Höchstens 120 Wörter, mit Betreffzeile, am Ende ein konkreter nächster Schritt. Wenn dir Angaben fehlen, frag nach, statt zu raten. Prüfe deinen Entwurf danach auf Fehler und Lücken und verbessere ihn."
Die erste Variante bringt dir einen Satz, der nach jedem Betrieb klingt und nichts beantwortet. Die zweite bringt dir einen Entwurf, der deine echten Angaben nutzt, nach deinem Betrieb klingt, bei Lücken nachfragt und schon einmal selbst geprüft ist. Du liest gegen, ergänzt die Anrede und schickst ab.
Wenn du dir aus diesem Artikel nur eine Sache merkst, dann diese: Nicht die schönere Formulierung macht das Ergebnis, sondern das, was du mitgibst.
Beispiel: Ein Sanitärbetrieb fragt: "Schreib mir ein Angebot für eine Badsanierung." Heraus kommt ein allgemeines Angebot, das nach jedem Betrieb klingt und komplett umgeschrieben werden muss. Derselbe Betrieb fragt anders: "Hier sind drei unserer letzten Angebote, unsere Positionsliste und die Notizen vom Ortstermin. Schreib auf dieser Basis ein Angebot im gleichen Aufbau und Ton." Heraus kommt ein Entwurf, der weitgehend passt und nur noch geprüft und ergänzt werden muss.
Gleiche KI, gleiche Aufgabe, völlig anderes Ergebnis. Der Unterschied sind zwei Minuten, in denen du die richtigen Unterlagen zusammensuchst.
Was du brauchst: Einen freigegebenen Geschäftszugang für das KI-Werkzeug, also keine privaten Konten für Firmendaten, und einen festen Ort für Vorlagen, Positionslisten und gute Beispieltexte. Dann ist das Material in Sekunden zur Hand.
Die zweite Frage ist fast immer besser als die erste. Statt bei einem mäßigen Ergebnis von vorne anzufangen, schärfst du nach. Vier Züge reichen für die allermeisten Fälle:
Der letzte Zug ist der unterschätzteste. Viele verlieren eine gute Version, weil sie drei Mal hintereinander "noch besser" sagen und die KI dabei jedes Mal auch die guten Teile umschreibt. Wenn du genau sagst, was bleiben soll und was sich ändern soll, bleibt die Arbeit erhalten.
Du musst dafür keinen Kurs belegen und kein neues Tool kaufen. Nimm dir einmal 20 Minuten und mach genau diese Übung, die ich auch in meinen Schulungen verwende:
Der Effekt entsteht nur mit Aufgaben von deinem eigenen Tisch. Mit ausgedachten Übungsbeispielen merkst du den Unterschied kaum. Mit deiner echten Wochenarbeit merkst du ihn sofort.
Tipp: Die Eingabe, die am besten funktioniert hat, speicherst du als Vorlage. Wenn du Mitarbeiter hast, legt ihr gemeinsam eine kleine Prompt-Sammlung an, zum Beispiel als einfaches geteiltes Dokument. Das ist nebenbei auch ein guter Baustein, um die KI-Kompetenz im Team nachzuweisen, die seit 2025 gesetzlich gefordert ist. Was genau dahintersteckt, liest du in meinem Beitrag zur KI-Schulungspflicht nach Art. 4.
Ich will dir nichts versprechen, was nicht stimmt. Gute Prompts machen aus einem Sprachmodell kein Fachwissen, das es nicht hat. Sie verhindern Fehler nicht vollständig. Und sie ersetzen nicht die Entscheidung, welche Aufgaben überhaupt in ein KI-Werkzeug gehören.
Eine einfache Faustregel dafür: Was kostet ein Fehler, und kann ich ihn prüfen? Entwürfe, Zusammenfassungen, Umformulierungen und Ideen sind günstig und gut prüfbar, da hilft KI enorm. Kundenkommunikation, Angebote und Texte für die Website gehen auch, aber jede Zahl und jede Zusage prüfst du selbst. Personalentscheidungen, rechtsverbindliche Auskünfte oder Zahlungsfreigaben gehören zu Menschen. Die KI darf zuarbeiten, entscheiden tust du.
Wer tiefer einsteigen will: Auch Anthropic, der Anbieter von Claude, hat eine ausführliche Anleitung zum Prompt Engineering veröffentlicht. Die Grundprinzipien sind bei allen großen Anbietern erstaunlich ähnlich, und sie decken sich mit den fünf Techniken oben.
Die meisten Betriebe, die KI "ausprobiert und abgehakt" haben, sind nicht am Werkzeug gescheitert. Sie sind an der ersten Frage gescheitert. Ein halber Satz rein, Einheitsbrei raus, Urteil gefällt. Dabei liegt zwischen "nettes Spielzeug" und "spart mir jede Woche Stunden" oft nur die Art, wie man fragt.
Und dieser Unterschied wird wichtiger, nicht unwichtiger. Die Modelle werden besser, die Werkzeuge wandern direkt in Outlook, in dein CRM und in dein Warenwirtschaftssystem. Wer dann weiß, wie man klare Aufträge formuliert, gutes Material mitgibt und Ergebnisse prüft, holt aus jedem neuen Werkzeug sofort mehr heraus. Wer das nicht weiß, bekommt auch mit dem teuersten Abo nur Durchschnitt. Gute Fragen stellen ist keine Technikkompetenz, sondern eine Führungskompetenz, und sie lässt sich in einem Nachmittag lernen.
Fang klein an: Nimm die nächste Mail, die du heute schreiben musst, und probier die fünf Techniken aus. Rolle und Ziel, ein Beispiel, das Format, die Erlaubnis nachzufragen, und einmal die Kritiker-Schleife. Mehr brauchst du nicht.
Du möchtest, dass dein ganzes Team so mit KI arbeitet, mit freigegebenen Werkzeugen, klaren Regeln und einer Prompt-Sammlung für eure echten Aufgaben? Dann buch dir dein kostenloses Strategiegespräch. Ich schaue mir an, wo KI in deinem Betrieb wirklich Zeit spart, und sage dir ehrlich, wo nicht. Wenn es schneller gehen soll, schreib mir direkt per WhatsApp.
Über den Autor
Danilo à Tellinghusen
Inhaber von À Tellinghusen Marketing, M.Sc. Informatik
Seit über 15 Jahren entwickle ich Software. Heute baue ich für kleine und mittelständische Unternehmen Websites, die Anfragen bringen, und Automatisierungen, die Zeit sparen. In meinen Artikeln schreibe ich auf, was in der Praxis wirklich funktioniert.
