Du bist Steuerberater oder Arzt, und irgendjemand in deinem Team hat schon einmal gefragt: „Dürfen wir das eigentlich in ChatGPT kopieren?“ Was ich in Gesprächen mit Inhabern immer wieder sehe: Die Frage kommt zu spät. Nämlich erst dann, wenn der Entwurf für den Mandantenbrief oder die Zusammenfassung des Befunds längst im Chatfenster eines Anbieters liegt.
Das Problem ist nicht, dass KI für dich tabu wäre. Das Problem ist, dass für dich eine Regel gilt, die ein Dachdecker oder ein Restaurant nicht kennt: die berufliche Schweigepflicht. Wer sie verletzt, riskiert nicht nur ein Bußgeld wegen Datenschutz, sondern ein Strafverfahren. Und das Gefährliche daran: Es passiert nicht durch böse Absicht, sondern durch Bequemlichkeit.
In diesem Artikel zeige ich dir, was § 203 StGB für deinen Alltag mit KI bedeutet, welche Regeln für Steuerberater konkret im Gesetz stehen, wo Ärzte genauer hinschauen müssen und wie du in einer Woche von „Wir hoffen, dass nichts passiert“ zu einem sauberen Vorgehen kommst. Vorab: Ich bin Informatiker und BAFA-zertifizierter Berater, kein Rechtsanwalt. Das hier ist eine Orientierung, keine Rechtsberatung.
Die meisten Unternehmen müssen bei KI vor allem die DSGVO im Blick behalten. Bei Ärzten und Steuerberatern kommt eine zweite Ebene dazu: § 203 StGB stellt die Verletzung von Privatgeheimnissen unter Strafe, ausdrücklich auch für Ärzte und Steuerberater. Die Strafandrohung reicht bis zu einem Jahr Freiheitsstrafe oder Geldstrafe.
Der Unterschied zur DSGVO ist wichtig: Die DSGVO fragt, ob du personenbezogene Daten rechtmäßig verarbeitest. Die Schweigepflicht fragt, ob du ein anvertrautes Geheimnis an jemanden weitergegeben hast, der es nicht hätte erfahren dürfen. Beides muss stimmen, und eines ersetzt nicht das andere.
Merke: Ein sauberer Datenschutz-Vertrag mit einem KI-Anbieter macht dich noch nicht berufsrechtlich sicher. Das sind zwei getrennte Prüfungen.
Stell dir vor, eine Mitarbeiterin kopiert einen Absatz aus einem Mandantenschreiben in ein KI-Tool, um ihn umformulieren zu lassen. Fühlt sich harmlos an, ist ja nur Text. Rechtlich geht es aber um die Frage, ob damit ein Geheimnis an einen Dritten gelangt ist, der nicht zu deiner Berufsausübung gehört.
Wie Gerichte das bei Chatbots im Detail bewerten, ist nicht abschließend geklärt. Eine gefestigte Linie, die ich dir als Sicherheit verkaufen würde, gibt es Stand heute nicht. Genau deshalb würde ich nicht auf Auslegung wetten, sondern die Einschaltung des Anbieters so gestalten, dass das Gesetz sie ausdrücklich erlaubt.
Besser: Behandle jede Eingabe in ein KI-Tool wie das Weiterreichen einer Akte an eine externe Firma. Würdest du das ohne Vertrag tun? Dann tu es auch mit dem Chatfenster nicht.
Das Gesetz ist an dieser Stelle weniger streng, als viele denken. Seit der Reform 2017 dürfen Berufsgeheimnisträger Geheimnisse gegenüber sogenannten mitwirkenden Personen offenbaren, soweit das für deren Tätigkeit erforderlich ist (§ 203 Abs. 3 StGB). Dazu zählen ausdrücklich auch externe Dienstleister, zum Beispiel für IT.
Es gibt aber eine Bedingung, die in der Praxis oft übersehen wird: Du musst dafür sorgen, dass diese Dienstleister zur Geheimhaltung verpflichtet sind. Fehlt das und kommt es zur Offenbarung, kann das nach § 203 Abs. 4 StGB auch für dich zum Problem werden. Die Verpflichtung ist also keine Kür, sondern die Eintrittskarte.
Was du brauchst: Einen KI-Anbieter, der sich schriftlich zur Verschwiegenheit verpflichtet. Ein „Wir nehmen Datenschutz ernst“ auf der Webseite ersetzt das nicht.
Wenn du Steuerberater oder Steuerbevollmächtigter bist, hast du es besser als Ärzte, weil dein Berufsrecht die Einschaltung von Dienstleistern konkret regelt. § 62a StBerG verlangt im Kern fünf Dinge:
Dient die Leistung unmittelbar einem einzelnen Mandat, kommt zusätzlich die Einwilligung des Mandanten ins Spiel. Auch hier gilt: Lies den Gesetzestext selbst oder lass ihn dir von deiner Steuerberaterkammer oder einem Fachanwalt bestätigen. Ich zitiere dir hier die Struktur, nicht jede Feinheit.
Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO regelt, wie ein Anbieter mit personenbezogenen Daten umgeht. Er regelt nicht automatisch, dass der Anbieter nach dem Strafrecht zur Verschwiegenheit verpflichtet und über § 203 StGB belehrt wurde. Genau diese Lücke finde ich in Gesprächen mit Kanzleien und Praxen am häufigsten.
In der Praxis brauchst du deshalb zwei Papiere: den AVV für den Datenschutz und eine Verschwiegenheitsverpflichtung für das Berufsgeheimnis. Manche Anbieter liefern beides als Paket, viele nicht. Frag aktiv danach, bevor du das Tool im Team ausrollst.
Tipp: Schick dem Anbieter eine einzige Frage per Mail: „Stellen Sie eine Verschwiegenheitsverpflichtung für Berufsgeheimnisträger nach § 203 StGB bereit?“ Die Antwort sortiert die Anbieter in zwei Gruppen, ohne dass du einen Vertrag lesen musst.
Für Ärzte gibt es kein direktes Gegenstück zu § 62a StBerG. Die Grundlage bleibt § 203 StGB mit den mitwirkenden Personen, dazu kommen deine Berufsordnung und die Empfehlungen deiner Ärztekammer. Patientendaten sind außerdem Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO und damit besonders geschützt.
Die gute Nachricht: Das Prinzip ist dasselbe. Wer Patientendaten an einen Dienstleister gibt, braucht eine ordentliche Auswahl, einen Vertrag und eine Verpflichtung zur Verschwiegenheit. Die schlechte: Bei Praxen ist das Risiko durch die Menge sensibler Daten höher, und eine Pauschalfreigabe gibt es nicht. Frag bei deiner Ärztekammer oder deinem Datenschutzbeauftragten nach den aktuellen Empfehlungen, bevor du ein Tool im Praxisalltag einsetzt.
Ehrlich gesagt: Solange dir niemand schriftlich bestätigen kann, dass ein Tool für Patientendaten geeignet ist, bleiben Befunde, Diagnosen und Arztbriefe draußen. Das ist keine Übervorsicht, das ist Hygiene.
Das Schöne an der Sache: Du musst nicht bei jeder Eingabe juristisch nachdenken. Eine einfache Ampel reicht, wenn alle sie kennen.
Grün sind Inhalte ohne Bezug zu einer Person: allgemeine Texte, Vorlagen, Checklisten, Recherche zu Rechtsfragen ohne Fallbezug. Gelb sind Inhalte, bei denen der Bezug nur mit Aufwand herstellbar wäre: stark anonymisierte Sachverhalte. Rot sind alle Inhalte, die ein Mandat oder einen Patienten erkennbar machen.
Beispiel: Stell dir eine Steuerkanzlei vor. Die Mitarbeiterin lässt sich eine allgemeine Vorlage für ein Erinnerungsschreiben zu fehlenden Unterlagen formulieren. Das ist grün. Dieselbe Mitarbeiterin lädt den Jahresabschluss eines bestimmten Mandanten hoch und fragt nach Auffälligkeiten. Das ist rot, solange der Anbieter nicht nach § 62a StBerG eingebunden ist.
Beispiel: Stell dir eine Arztpraxis vor. Ein allgemeiner Informationstext für Patienten zur Terminabsage ist grün. Der Befundbericht mit Diagnose, in dem nur der Name fehlt, ist rot, denn Alter, Ort und seltene Diagnose zusammen können reichen, um jemanden zu erkennen.
Viele glauben, ein geschwärzter Name mache einen Text unbedenklich. Das ist der zweite große Denkfehler. Entscheidend ist, ob die Person mit zusätzlichem Wissen erkennbar bleibt. In einem kleinen Ort reichen Beruf, Straße oder eine ungewöhnliche Konstellation.
So gehst du vor: Ersetze Namen durch Platzhalter wie „Mandant A“, entferne Orte, Firmennamen und Aktenzeichen, runde Zahlen oder verändere sie, wenn es für die Frage nicht auf die exakte Summe ankommt, und lies den Text danach noch einmal mit der Frage: „Wüsste ich als Nachbar, um wen es geht?“ Wenn ja, ist er noch nicht anonym.
Dazu eine ehrliche Einschränkung: Das Anonymisieren kostet Zeit. Wenn du für jede Anfrage zehn Minuten schwärzt, lohnt sich die KI nicht mehr. Dann ist die Lösung nicht mehr Disziplin, sondern entweder ein Anbieter, den du rechtlich sauber einbinden kannst, oder eine Software, bei der die Daten den Rechner gar nicht erst verlassen. Dazu gleich mehr.
Wie du KI betreibst, beeinflusst, wie einfach du die Pflichten erfüllst. Ich habe die Varianten in einem eigenen Artikel ausführlich verglichen: KI datenschutzkonform nutzen: lokal, deutsch oder Cloud? Für die Schweigepflicht reicht diese Kurzfassung:
Ein lokales Modell im eigenen Haus ist der robusteste Weg, weil kein externer Dienstleister beteiligt ist und die Daten das Haus nicht verlassen. Aber: Ein schlecht gepflegter Server im Keller ist kein Gewinn. Ein deutscher Hoster mit § 62a-tauglichem Vertrag ist für viele Kanzleien und Praxen der gangbare Mittelweg. Ein US-Cloud-Anbieter mit EU-Region ist nicht automatisch verboten, wird aber wegen der Frage nach dem vergleichbaren Geheimnisschutz im Ausland diskutiert. Wenn du dort einsteigst, lass die Konstruktion vorher rechtlich prüfen.
Meine Priorisierung: Für Mandanten- und Patientendaten zuerst lokal oder deutscher Hoster prüfen. Cloud mit Frontier-Modell ist für unkritische Inhalte eine gute Wahl, für Geheimnisse erst nach Prüfung.
Wenn ich überlege, wo lokale KI in Kanzleien und Praxen den größten Hebel hat, lande ich fast immer beim Diktieren. Gesprächsvermerke, Mandantenschreiben, Arztbriefe: Genau dort entsteht das sensible Material, und genau dort ist ein Cloud-Dienst am heikelsten, weil du Mandats- und Patientendaten im Klartext sprichst. Ein Diktierprogramm, das Spracherkennung und Sprachmodell auf dem eigenen Rechner ausführt, umgeht die Frage nach Dienstleister und Auslandsübermittlung für genau diesen Teil.
Solche Lösungen gibt es. Ich arbeite selbst an einer, SpeechToWork für Windows und Mac (Transparenz: mein eigenes Produkt, den aktuellen Start-Status siehst du auf der Seite). Unabhängig davon, was du am Ende nimmst, würde ich bei jedem lokalen Diktiertool diese Fragen stellen: Läuft die Verarbeitung wirklich offline, oder nur die Spracherkennung? Wofür braucht das Programm überhaupt Internet, zum Beispiel für den Download der Modelle oder die Lizenzprüfung? Wo landen die Texte auf deinem Rechner? Und ist der Rechner selbst verschlüsselt und abgesichert?
Wichtig: Lokal heißt nicht „rechtlich erledigt“. Zugriffsrechte, Verschlüsselung und DSGVO-Unterlagen bleiben deine Aufgabe, und bei Meeting-Aufnahmen brauchst du die Einwilligung aller Beteiligten. Die rechtliche Einordnung für deine Kanzlei oder Praxis bleibt bei dir und deiner Kammer, auch bei meiner eigenen Software.
Tipp: Fang mit dem Diktat an, nicht mit dem Chatbot. Hier sparst du am meisten Zeit und bewegst dich am wenigsten in der Grauzone.
Fang hiermit an, das andere kann warten:
Das kann warten: Die Anschaffung eigener Hardware für ein lokales Modell. Erst wenn klar ist, welche Aufgaben du wirklich mit KI lösen willst, lohnt sich die Frage nach dem Server.
KI ist für Steuerberater und Ärzte kein verbotenes Terrain. Sie ist eines, in dem der Papierkram wichtiger ist als das Tool. Das Gesetz erlaubt die Einbindung von Dienstleistern, wenn Auswahl, Vertrag und Verpflichtung stimmen. Was nicht funktioniert, ist die stille Variante: das Tool nutzen und hoffen, dass es keiner merkt.
Mein Rat: Starte klein, mit grünen Inhalten und einer klaren Regel, und baue dann mit einem sauber eingebundenen Anbieter aus. Die Rechtslage rund um KI ist in Bewegung. Prüfe daher regelmäßig den aktuellen Stand bei deiner Kammer, bevor du Entscheidungen auf Artikeln wie diesem aufbaust.
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Über den Autor
Danilo à Tellinghusen
Inhaber von À Tellinghusen Marketing, M.Sc. Informatik
Seit über 15 Jahren entwickle ich Software. Heute baue ich für kleine und mittelständische Unternehmen Websites, die Anfragen bringen, und Automatisierungen, die Zeit sparen. In meinen Artikeln schreibe ich auf, was in der Praxis wirklich funktioniert.
